Hace unos meses por casualidad di con un blog en el que se publicaba un post, “El éxito de las tareas importantes no urgentes”, que me llamó la atención y que me puso con palabras de forma muy organizada algo a lo que llevaba dando vueltas desde hacía mucho tiempo y que me crea a menudo cierto desasosiego. Y resulta que la idea no es original, sino que es obra de Dwight David Eisenhower. Y es que el comandante supremo del ejército aliado en la Segunda Guerra Mundial y después Presidente de los Estados Unidos, recordado como un buen gestor y un gran estratega, era fanático de la gestión del tiempo.
El texto es corto y se resume en la siguiente gráfica, a la que se le llama “matriz de Eisenhower»:
¡Cuántas veces hemos experimentado la frustración de no haber cumplido con aquello que teníamos previsto porque nos hemos visto obligados a ejercer de “apagafuegos” una y otra vez!. ¡Y otras tantas que con prisas acometemos acciones que no pueden demorarse y que si les hubiéramos dedicado antes un poco de tiempo y calma para planificarlas se podrían haber realizado de forma mucho más eficaz!. O yendo aún más allá, ¡cuántas horas hemos perdido llevando a cabo nosotros mismos una tarea por no encontrar nunca el momento para formar a alguien que podría hacerla perfectamente!. ¡Y veces que hemos interrumpido la lectura o incluso la redacción de un artículo interesante que al final nunca llegamos a terminar!
Así, podría seguir describiendo situaciones similares de nuestra labor como radiofísicos, al menos en Radioterapia, que es donde yo he llevado a cabo toda mi carrera profesional. Y según van pasando los meses y hasta los años corremos el riesgo de llegar a creer que una parte muy importante de nuestro trabajo, incluso la parte más importante, consiste fundamentalmente en un cúmulo de tareas urgentes a las que debemos de dar salida con premura.
Si hacéis el ejercicio de pensar un poco en todo esto, es probable que estéis de acuerdo conmigo en que las tareas que tenemos muchas veces abandonadas son las que son importantes y no urgentes. Me refiero justamente a aquellas que normalmente no se nos exigen, que si se postergan y damos prioridad a las demás, aparentemente no pasa nada. Son, por ejemplo, ese artículo que nos gustaría escribir, la preparación de una reunión con nuestros compañeros que desemboque en resultados fructíferos, el protocolo que desde hace tiempo vemos que es necesario actualizar, la revisión bibliográfica que podríamos presentar en una sesión clínica, la lectura profunda del manual del equipo que ya hemos empezado a utilizar… Incluso yendo aún más allá, la organización, o mejor, la intelectualización de las tareas, que es la base misma de la calidad y el soporte de cualquier potencial mejora. Y cuán a menudo nos engañamos diciéndonos que no tenemos tiempo, que andamos demasiado atareados.
Sin embargo, no tengo ninguna duda de que son precisamente las tareas importantes y no urgentes las más gratificantes y las que proporcionan a nuestro trabajo una mayor entidad. Son las tareas que requieren previsión, constancia y voluntad, en definitiva, más esfuerzo y confianza en nosotros mismos. Son aquellas que cuando las terminamos, nos paramos, echamos la vista atrás y nos sentimos satisfechos de lo que hemos conseguido, como personas y como equipo. Aquellas que nos hacen sentir que nuestro papel como radiofísicos es importante y necesario. ¿O no?
Nota: No me he querido meter con el tiempo que se dedica a las tareas no importantes y no urgentes, que con las nuevas tecnologías está creciendo de forma exponencial, porque creo que la cuestión trasciende del ámbito de la radiofísica y que, además, daría para otro post y mucha mucha discusión.
Desayuno con fotones 
Sobre todo cuando hay poco personal el dia a dia se convierte en apagar fuegos y se nos quedan los protocolos por escribir…. Hay! Q seria del radiofisico sin su libretilla con anotaciones!
Sí, Xabi, con «apagafuegos» se nos describe bien muchas veces
Yo añadiría una quinta categoría, las «infratareas», o sea, tareas para las que estamos sobrecualificados, léase: revisar backups, importar/exportar pacientes, imprimir informes, etc, etc. Porque no sé en otros servicios, pero con la archiconocida crisis económica, en esta nuestra santa casa, no es que ya seamos los apagafuegos y trabajemos con el agua al cuello día sí y día también, si no que somos los «chicos para todo», ya solo nos falta pasar la fregona por los búnkeres. Recortes y recortes de personal, vivir al día y tener infrautilizados a físicos en tareas de dosimetrista, sin poder dar un valor añadido al servicio, sencillamente porque no tenemos un minuto libre (bueno, uno sí, para poder escribir este comentario). Por otra parte sí, a ver si nos ponemos un día a ajustar la simetría de aquel perfil dejado de la mano de dios, jejeje.
Es verdad que muchas veces tenemos muchos la sensación de estar infrautilizados, porque realizamos un montón de tareas mecánicas que podrían perfectamente delegarse.
Gracias Naia. Una vez más nos enfrentas a algo que quizás «sabemos» pero en lo que no «creemos» de verdad; y deberíamos. Cuando «Desayuno con fotones» estaba en construcción, había muchos textos en latín (no sé si era intencionado o casual), y voy a traer aquí una traducción de algo escrito en latín originalmente que tiene mucho que ver con tu post y que releo muchas veces sin éxito:
«Todo, Lucilio, es ajeno a nosotros, tan sólo el tiempo es nuestro; la naturaleza nos ha dado la posesión de este único bien fugaz y deleznable, del cual nos despoja cualquiera que lo desea».
(Séneca, Epístolas morales a Lucilio).
Eisenhower, como nosotros (si queremos), tenía buenos maestros.
Sí, Damián, tempus fugit.
Creo que te va a gustar el porqué del latín de la plantilla del blog: http://es.lipsum.com/
¡Fantástico! Muchas gracias, Naia.
Permitidme que sea un tanto quimérico: es que los que nos pagan deberían asegurarse de que nuestro trabajo siempre se desarrolla en el cuadrante 2. Como muy bien ha explicado Naia, éste es el cuadrante del control sobre la tarea, la planificación, la eficacia e incluso la creatividad. El que paga obtiene más rendimiento de los trabajadores que realizan sus tareas en este cuadrante. ¿Y es posible olvidarse por completo del cuadrante 1? No, pero hay que ejecutar sus tareas lo antes posible para volver al 2. El gran peligro de estar mucho en el cuadrante 1 es que las desconexiones llevan al 4 (eso con suerte, ya que se puede perder hasta la salud si se trabaja siempre en el 1). Lo que me lleva a enunciar la segunda quimera: estas herramientas de gestión del tiempo ya existen y lo único que tienen que hacer los jefes es tomarse la molestia de aprenderlas y ponerlas en marcha. Lamentablemente, cuando yo me apunto a los cursos que imparten este tipo de materias sólo suelo encontrar enfermeras interinas en busca de puntos (muy proactivas ellas, eso sí) pero nadie que realmente corte el bacalao.
Las empresas ya se están poniendo las pilas porque se han dado cuenta de que la gestión del tiempo es un aspecto que ha de cuidarse para ganar en productividad y eficacia y también en motivación y satisfacción de los profesionales, porque todo va de la mano. A ver cuándo en Sanidad empieza a ocurrir lo mismo.